„Przenieśliśmy kadry i płace do jednego, przejrzystego systemu. Onboarding i payslipy dzieją się samoobsługowo, a my mamy raporty w czasie rzeczywistym.”
Paradoksem w wielu firmach technologicznych jest fakt, że ich produkty definiują standardy globalnego rynku, podczas gdy wewnętrzne procesy operacyjne, w tym HR i płace, często pozostają w tyle. Ten dysonans między wizjonerską strategią a biurokratycznym zapleczem to realne wyzwanie dla wielu liderów. Jednak Fresha, globalny gigant w branży beauty i wellness, nie zamierzała dłużej tolerować takiej sytuacji. Agata Żołądowska, Team Lead for Payroll & HR Admin, bez ogródek stwierdza: "Na polskim rynku brakowało takiego rozwiązania jak Symmetrical.ai." Dla Fresha, przedsiębiorstwa o DNA opartym na innowacji i tworzącego intuicyjne rozwiązania dla milionów użytkowników, status quo w wewnętrznych procesach kadrowo-płacowych było po prostu nie do zaakceptowania.
To historia o tym, jak Fresha, z wizją wykraczającą poza konwencje, podjęła strategiczną decyzję o usprawnieniu swoich operacji HR, by dorównały one dynamice ich własnego produktu. Cel był jasny: zautomatyzować manualne procesy, zredukować koszty i zaoszczędzić czas, po to, aby zespół mógł skupić się na strategicznym rozwoju.
Od momentu powstania w 2016 roku, Fresha stała się pionierem w cyfrowej transformacji branży beauty i wellness. Zaczęło się od prostej idei: umożliwić ludziom bezproblemowe umawianie wizyt u fryzjera czy kosmetyczki przez internet, eliminując potrzebę dzwonienia. Dziś ta firma to globalny marketplace, który łączy klientów z tysiącami salonów, oferując jednocześnie kompleksowe oprogramowanie dla przedsiębiorców z tej branży. Zarządzanie rezerwacjami, urlopami pracowników, a nawet planowane integracje płatności – wszystko w jednym miejscu. To jest ich misja: uprościć i zautomatyzować każdy aspekt prowadzenia salonu i korzystania z jego usług.
Polski oddział Fresha to dynamiczne centrum inżynieryjne i finansowe. Dla firmy, której rdzeniem jest innowacja i nieustanny rozwój, wszystkie operacje, w tym HR, muszą być gotowe na skalowanie. Stąd, strategicznym celem było zbudowanie procesów kadrowo-płacowych w Polsce na zaawansowanych technologicznie fundamentach, które już dziś proaktywnie wspierają ich ambitne plany ekspansji.
Wraz z naturalnym wzrostem Fresha i rozwojem kultury organizacyjnej zorientowanej na technologię, stało się jasne, że dotychczasowy model obsługi kadrowo-płacowej potrzebuje modernizacji. Wcześniejsza współpraca z zewnętrznym biurem była funkcjonalna, ale brakowało jej szybkości i transparentności, których oczekuje się od firmy technologicznej.
"Nasz kontakt z poprzednim biurem kadrowo-płacowym był typowo mailowy, a cały proces bardzo uproszczony i mało zautomatyzowany," wspomina Agata Żołądowska. Dla zarządu Fresha, decyzja o zmianie była napędzana kilkoma kluczowymi celami: pełną automatyzacją operacji, natychmiastowym dostępem do danych na nowoczesnej platformie oraz usprawnieniem komunikacji. Chodziło o stworzenie spójnego ekosystemu, gdzie każde ogniwo – w tym kadry i płace – działa w rytmie nowoczesnych rozwiązań.
Szukając nowego partnera, Fresha kierowała się intuicją i pragmatyzmem. Agata podkreśla, że nie było to sztywne trzymanie się listy "must-have'ów", lecz ogólne dążenie do znalezienia rozwiązania, które będzie odzwierciedlało ducha firmy: nowoczesność i automatyzacja.
"Jako firma technologiczna, wciąż z silnym startupowym duchem, staramy się, aby wszyscy nasi dostawcy usług – od payrollu po inne platformy – byli z nami spójni, nowoczesni i zautomatyzowani," wyjaśnia Agata. Symmetrical.ai idealnie wpisał się w te kryteria dostarczając Fresha skuteczne narzędzie do automatyzacji i zwiększenia efektywności. “To technologicznie zaawansowana i intuicyjna platforma, która wyraźnie wyróżnia się na tle tradycyjnych biur."
Przejście na Symmetrical.ai było świadomie zarządzanym projektem, którego celem było maksymalne uproszczenie wewnętrznych procesów. Zespół Fresha aktywnie angażował się w implementację, aby zapewnić płynną transformację, która szybko zaczęła przynosić wymierne korzyści.
"Jednym z najpotężniejszych dźwigni okazał się fakt, że wszystkie dokumenty, takie jak payslipy, są teraz dostępne dla pracowników bezpośrednio na platformie, bez naszej ingerencji," podkreśla Agata. "To znacznie odciążyło administrację. Co więcej, możemy wysyłać zaproszenia nowym pracownikom, by sami uzupełnili swoje dane, co jest ogromnym usprawnieniem w procesie onboardingu. Wcześniejsze, ręczne przygotowywanie listy płac i rozsyłanie dokumentów było po prostu czasochłonne i wymagało od nas znacznie więcej uwagi."
Możliwość komunikacji przez dedykowany kanał Slacka z zespołem Symmetrical.ai również została ciepło przyjęta przez Fresha, jako naturalna forma komunikacji dla firmy technologicznej, ceniącej sobie szybkość i efektywność.
Dzięki partnerstwu z Symmetrical.ai, Fresha, poza nowoczesnym biurem kadrowo-płacowym z platformą HR, zyskała przede wszystkim większą kontrolę i transparentność w operacjach. Agata Żołądowska wspomina: “Jako administracja, cenimy sobie natychmiastowy dostęp do raportów, które możemy pobrać bezpośrednio z platformy Symmetrical.”
Ta możliwość błyskawicznego dostępu do szczegółowych danych- obejmujących paski płacowe, przegląd nieobecności i ich salda, a także wskaźnik całkowitego kosztu zatrudnienia- okazała się bezcenna. Platforma HR od Symmetrical.ai dostarcza to wszystko w sposób praktyczny i uporządkowany. Usprawniona dostępność tych danych, w połączeniu z radykalnym uproszczeniem procesów, natychmiast przełożyła się na skok w efektywności operacyjnej. Zamiast angażować się w czasochłonną, rutynową administrację, zespół finansowy Fresha mógł skierować swoją energię na inicjatywy wspierające globalną ekspansję firmy. Doświadczenie Fresha jasno pokazuje: ignorowanie potencjału automatyzacji wewnętrznych procesów to rezygnacja z realnej efektywności; natomiast inwestycja w nią to bezpośrednia droga do konkurencyjnej przewagi.
Agata Żołądowska z Fresha z pełnym przekonaniem poleca Symmetrical.ai innym firmom, szczególnie tym, które, podobnie jak Fresha, poszukują innowacji w każdym aspekcie swojej działalności.
"Symmetrical.ai wyróżnia się przede wszystkim jako fajna, nowoczesna platforma. Jest bardzo user-friendly, ma świetny design i wykorzystuje wiele technologicznych nowości, oferując ciekawe integracje," podsumowuje Agata. Te "ciekawe integracje" to klucz do płynności operacyjnej, cenionej przez każdą nowoczesną firmę. Platforma Symmetrical.ai harmonijnie współpracuje z narzędziami takimi jak Autenti i DocuSign dla bezpiecznych e-podpisów, Hubspotem i Kalendarzem Google dla efektywnego zarządzania rekrutacją, a także ze Slackiem i Notion, aby komunikacja i organizacja pracy pozostały na najwyższym poziomie. Agata dodatkowo podkreśla, że równie istotna jest kompleksowość oferowanych usług: "Co najważniejsze, Symmetrical zajmuje się kompleksową obsługą kadrowo-płacową, co oznacza, że dla klienta pozostaje niewiele do zrobienia. Uważam, że na polskim rynku brakowało czegoś takiego i to rozwiązanie naprawdę się wybija, szczególnie w porównaniu do innych trochę przestarzałych systemów."
Historia Fresha to przykład strategicznego myślenia, gdzie nawet tak fundamentalne procesy jak kadry i płace są postrzegane przez pryzmat innowacji i efektywności. Dla wszystkich, którzy stoją przed wyzwaniem skalowania swoich operacji i chcą, aby ich wewnętrzne procesy odzwierciedlały ducha nowoczesności, doświadczenie Fresha z Symmetrical.ai pokazuje, że przyszłość HR leży w technologii, która upraszcza, automatyzuje i w końcu- uwalnia potencjał ludzki.
