W technologicznym świecie, wzrost jest zarówno paliwem, jak i wyzwaniem. Dynamiczna ekspansja nieuchronnie prowadzi do zwiększenia złożoności operacyjnej, a to, co działało wczoraj, może okazać się niewystarczające jutro. Niewidoczne, rutynowe procesy muszą ewoluować, by nadążyć. Taką historię napisało Open Loyalty- działająca na 45 rynkach firma pomagająca brandom takim jak Heineken, JTI, czy INTERSPORT zwiększać sprzedaż za pomocą gamifikacji i programów lojalnościowych.

‍

Kontekst wzrostu: operacyjne wyzwania Open Loyalty

Open Loyalty, loyalty program software z ponad ośmioletnim doświadczeniem rynkowym, ugruntowało swoją pozycję, dynamicznie podwajając swój zespół do ponad 50 profesjonalistów. Ta ekspansja naturalnie zwiększyła złożoność w obszarze zarządzania kadrami i płacami. Zróżnicowana struktura zatrudnienia - obejmująca umowy o pracę, umowy zlecenie oraz kontrakty B2B - stawiała przed systemami operacyjnymi nowe, bardziej wymagające oczekiwania.

Agnieszka Przybyszewska, Senior HR and Payroll Specialist w Open Loyalty, doskonale rozumiała tę ewolucję. ”Firmy korzystają z Open Loyalty, aby na dużą skalę wdrażać innowacyjne programy lojalnościowe i wprowadzać funkcje, takie jak punkty, poziomy, nagrody, polecenia, kupony, wyzwania i inne, o wiele szybciej niż przy tworzeniu ich od podstaw. Z rozwiązania korzysta ponad 55 firm z sektorów handlu detalicznego, finansów, sportu, ubezpieczeń, czy FMCG” wyjaśnia Agnieszka. Wraz z tym rozwojem, zarządzanie płacami zaczęło pochłaniać coraz więcej strategicznego czasu na weryfikację. Procesy te, choć funkcjonowały, osiągały granice swojej optymalności, wymagając optymalizacji, która mogłaby wspierać dalszą, nieprzerwaną skalowalność.

‍

Strategiczny impuls: decyzja o transformacji płacowej

Liderzy Open Loyalty, świadomi, że operacje muszą wyprzedzać wzrost, zidentyfikowali potrzebę ewolucji w zarządzaniu procesami płacowymi. Nie chodziło o doraźne poprawki, lecz o strategiczną zmianę, która zapewni przyszłą efektywność i bezpieczeństwo.

Impulsem do podjęcia strategicznej decyzji było spotkanie prezesa zarządu, Cezarego, na konferencji branżowej. Poznał tam Symmetrical.ai i dostrzegł w nim partnera koncentrującego się na redukcji kosztów oraz eliminacji błędów w procesach płacowych. Wizja Cezarego spotkała się z gotowością Agnieszki, która strategicznie pokierowała wdrożeniem nowego rozwiązania.

‍

‍

Kryteria wyboru: technologia i partnerskie podejście

Wybór Symmetrical.ai nie był przypadkowy. Agnieszka Przybyszewska jasno określiła strategiczne kryteria, które miały zapewnić długoterminowe korzyści:

1. Technologiczna integracja i automatyzacja:
   ‍ "Kiedy po raz pierwszy zobaczyłam platformę Symmetrical.ai, uderzyła mnie jej integracja. Wymiana dokumentów i informacji odbywa się w pełni cyfrowo, bezpośrednio połączona z systemem płacowym. To rozwiązanie radykalnie minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, które często pojawiają się przy manualnym wprowadzaniu danych." Eliminacja manualnych procesów była priorytetem dla precyzji.
2. Bezpośrednia i szybka komunikacja:
   Nowoczesna firma potrzebuje nowoczesnej komunikacji. Dostęp do dedykowanego wsparcia i możliwość szybkiego kontaktu przez Slacka gwarantowały natychmiastową responsywność i płynność operacyjną.
3. Gotowość do rozwoju i partnerskie podejście:
   Jak podkreśla Agnieszka: "Istotna okazała się widoczna chęć i gotowość Symmetrical.ai do ciągłego rozwoju platformy, odpowiadając na nasze przyszłe potrzeby. To nie jest gotowy produkt, ale platforma, która ewoluuje w oparciu o sugestie klientów- co powinno się rozwijać, jakie moduły dodać." Ta elastyczność była spójna z kulturą innowacji Open Loyalty.

‍

Projekt ewolucji: wdrożenie Symmetrical.ai w Open Loyalty

Wdrożenie Symmetrical.ai w Open Loyalty było świadomie zarządzanym projektem ewolucyjnym. Agnieszka Przybyszewska aktywnie kształtowała jego przebieg. Proces charakteryzował się płynnością i proaktywnością ze strony Symmetrical.ai. Mimo że początkowo niektóre funkcjonalności (jak elektroniczne teczki) wymagały dalszego rozwoju, Symmetrical.ai wykazało gotowość do ich szybkiego wdrożenia, odpowiadając na ewoluujące wymagania Open Loyalty.

‍

Mierzalne efekty: precyzja, oszczędności i uwolniony czas

Transformacja procesów płacowych z Symmetrical.ai przyniosła Open Loyalty konkretne, mierzalne korzyści, potwierdzające wartość podjętej decyzji:

• Bezbłędność i zminimalizowane ryzyko: Najważniejsza zmiana to radykalna redukcja błędów. Agnieszka Przybyszewska z satysfakcją stwierdza: "Od momentu wdrożenia, precyzja naszych list płac jest niemal absolutna. Przez cały rok współpracy odnotowaliśmy zaledwie jeden pojedynczy błąd w naliczeniach. To świadczy o niezwykłej precyzji i wiarygodności systemu." Ten poziom precyzji jest fundamentalny dla integralności danych finansowych i minimalizacji ryzyka prawnego.
  
  
• Optymalizacja kosztów operacyjnych: Open Loyalty odnotowało znaczącą redukcję kosztów operacyjnych obsługi kadrowo-płacowej o około 40%. Ta efektywność budżetowa przekłada się na lepsze wyniki finansowe i umożliwia strategiczne reinwestowanie środków w rozwój produktu i ekspansję rynkową.
  
  
• Zwiększona efektywność czasowa: Czas poświęcony na przygotowanie danych do list płac i ich weryfikację skrócił się z około tygodnia do zaledwie trzech dni. "Kluczowy jest też czas. Proces przygotowania i weryfikacji list płac, który wcześniej wymagał angażowania się na około tydzień przed terminem, teraz skrócił się do zaledwie trzech dni. To znacząca oszczędność, którą możemy przekierować na inne strategiczne działania." To realna oszczędność trzech dni roboczych w każdym cyklu płacowym.
  
  
• Wzmocniona ciągłość biznesowa i skalowalność: Symmetrical.ai stał się fundamentalnym elementem zapewniającym ciągłość operacyjną. "Symmetrical.ai zapewnia nam poczucie bezpieczeństwa i ciągłości operacyjnej. Mam pewność, że nawet w przypadku mojej nieobecności, nie musimy zatrudniać zastępstwa. Platforma gwarantuje, że listy płac zostaną przygotowane prawidłowo i terminowo." To zwiększa odporność firmy i jej zdolność do skalowania bez dodatkowych obciążeń.
  
  
• Uwolniony czas lidera na strategię: Z perspektywy zarządczej, uwolnienie czasu liderów na strategiczne myślenie ma niebagatelne znaczenie. Agnieszka Przybyszewska, Senior HR and Payroll Specialist, doskonale to podsumowuje: "Uwolniłam znaczącą ilość czasu, co pozwoliło mi skupić się na strategicznym rozwoju procesów wewnętrznych firmy. To są nieocenione korzyści." Możliwość przekierowania uwagi z codziennych, rutynowych zadań na długoterminowe planowanie i rozwój jest kluczowa dla budowania trwałej przewagi konkurencyjnej w każdej dynamicznie rozwijającej się organizacji.
  
  

‍

Fundament na przyszłość: Wnioski ze strategicznej zmiany

Historia Open Loyalty stanowi klarowny przykład, jak operacyjna precyzja, z pozoru rutynowa, może stać się decydującym czynnikiem przewagi konkurencyjnej. Inwestycje w zaawansowaną technologię i strategiczne partnerstwa to nie tylko pozycje w budżecie, lecz kluczowe decyzje o alokacji kapitału, które bezpośrednio przekładają się na mierzalny zwrot i redukcję ryzyka.

Agnieszka Przybyszewska podsumowuje rolę Symmetrical.ai w ewolucji Open Loyalty: "Otrzymujemy bezbłędne dane, którym możemy w pełni zaufać. Nie musimy ich weryfikować krok po kroku- byłoby to przecież równoznaczne z wykonywaniem tej pracy samodzielnie" Ta zdolność do pełnego zaufania do danych i procesu to podstawa. Uwalnia energię w organizacji, pozwala na odrzucenie biurokracji na rzecz wzrostu i innowacji. Dla każdego stojącego przed wyzwaniami skalowania, lekcja Open Loyalty jest jednoznaczna: mądre partnerstwo i technologiczna ewolucja to strategiczny imperatyw dla zapewnienia długoterminowej przewagi konkurencyjnej.

‍