%20(1).jpg)
Czy zdarzyło Ci się kiedyś śnić o tym, że ktoś magicznie przejmuje całą papierologię, listy płac, rozliczenia ZUS i jeszcze dziękuje za współpracę? Jeśli tak – spokojnie, to nie fatamorgana. To outsourcing kadr i płac w praktyce. W tym artykule pokażemy, jakie obowiązki działu kadr i płac może przejąć firma kadrowo-płacowa i dlaczego to rozwiązanie przestaje być „fanaberią z korpo”, a staje się nowym standardem – także w średnich firmach. Gotowa na transformację?
Zacznijmy od podstaw. Firma kadrowo-płacowa to zewnętrzny partner, który zajmuje się – zgodnie z nazwą – kompleksową obsługą kadrowo-płacową. Firma kadrowo-płacowa oferuje szeroki zakres obsługi kadrowo-płacowego, w tym usługi kadrowo płacowe, usługi kadrowe i usługi płacowe, obejmujące m.in. obsługę płacową, obsługę kadr oraz obsługę kadrową. Zakres obsługi kadrowo może być dostosowany do potrzeb firmy, a outsourcing płac i outsourcingu kadr pozwala na elastyczne zarządzanie kadrami. Outsourcingu kadr i płac oraz outsourcingu kadrowo płacowego zapewnia bezpieczeństwo danych i przejrzyste procesy na każdym etapie współpracy. Firmy te wspierają klientów w obszarze kadr i w obszarze płac, oferując nowoczesne narzędzia oraz kompleksowe usługi kadrowo.
Ale nie tylko! To często również doradca, opiekun i… strażnik terminów ZUS, który nie śpi, bo pilnuje wysyłania deklaracji miesięcznych. Outsourcing kadrowy przestaje być tylko domeną dużych firm – z powodzeniem korzystają z niego również mniejsze organizacje, które cenią sobie święty spokój i porządek w dokumentacji kadrowej.
Znasz ten moment, kiedy kończy się miesiąc, a Ty zamiast planować szkolenie onboardingowe, siedzisz nad Excela-mageddonem? Firma kadrowo-płacowa wyręczy Cię w sporządzaniu listy płac, naliczaniu wynagrodzeń, premii, dodatków oraz rozliczeniach z ZUS, urzędu skarbowego i rozliczaniu urlopów. Dodatkowo zajmuje się rozliczaniem podatku dochodowego oraz obsługą umów cywilnoprawnych, zapewniając zgodność z przepisami.
Outsourcing płac i obsługa płacowa pozwalają na kompleksowe zarządzanie wszystkimi aspektami wynagrodzeń.
Umowy o pracę, aneksy, wypowiedzenia, świadectwa pracy – cały ten papierowy rollercoaster można spokojnie oddać specjalistom. Firma kadrowo-płacowa odpowiada za sporządzanie dokumentacji kadrowo oraz sporządzanie dokumentacji kadrowo płacowej, w tym prowadzenie i aktualizację dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji kadrowej. Specjaliści dbają o zgodność dokumentacji kadrowej z przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, a także zajmują się prowadzeniem szkoleń bhp i monitorowaniem ich ważności. Dokumentację kadrową przygotowuje się zgodnie z wymaganiami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Firmy outsourcingowe mają systemy, które pilnują terminów, szablonów i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy. A Ty? W końcu masz czas, żeby zająć się strategią EVP, a nie EVP… (Ewidentne Vkurzenie Papierami).
Pamiętasz sytuację, gdy koleżanka z działu miała urlop, a Ty musiałaś zgłaszać trzech pracowników do ZUS, goniąc po PUE z hasłem zapisanym na karteczce z 2018? No właśnie. Firma kadrowo-płacowa robi to za Ciebie – i to na czas, dbając również o wszystkie obowiązki wobec ubezpieczeń społecznych.
Zgodność z RODO, trzyczęściowa teczka pracownika, obowiązek digitalizacji akt od 2026… brzmi znajomo? Firma kadrowo-płacowa nie tylko prowadzi dokumentację pracowniczą, ale też dba o to, żeby była zgodna z najnowszymi przepisami prawa pracy. Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje zarządzanie liczbą pracowników oraz analizę rotacji pracowników, co pozwala na lepsze planowanie zasobów i utrzymanie stabilności w firmie. Nowoczesne systemy umożliwiają pracownikom dostęp do własnych danych, składanie wniosków urlopowych oraz pobieranie dokumentów płacowych, co znacząco usprawnia procesy kadrowe. Firma kadrowo-płacowa dba o sprawną obsługę każdego pracownikowi, zapewniając zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych. Pracownicy są beneficjentami nowoczesnych rozwiązań kadrowych, które automatyzują i ułatwiają codzienną obsługę kadrową. Możesz spać spokojnie.
Kto nie liczył nigdy zaległych dni urlopowych, niech pierwszy rzuci regulaminem pracy. Firma outsourcingowa zajmie się wszystkimi rozliczeniami związanymi z nieobecnościami, zwolnieniami lekarskimi, a także benefitami – od multisporta po opiekę medyczną.
Dodatkowo firma kadrowo-płacowa zapewnia bieżącą obsługę wszystkich rozliczeń oraz wsparcie na każdym etapie współpracy.
Decyzja o tym, czy postawić na wewnętrzny dział kadr, czy outsourcing kadrowo-płacowy, zależy od wielu czynników. Własny dział kadr to pełna kontrola nad procesami, szybka reakcja na potrzeby pracowników i możliwość budowania relacji w zespole. Jednak utrzymanie takiego działu to także wyższe koszty – pensje, szkolenia, narzędzia IT i czas poświęcony na śledzenie zmian w przepisach.
Outsourcing pozwala natomiast na znaczną optymalizację kosztów i odciążenie firmy z obowiązków administracyjnych. Zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa to dostęp do specjalistycznej wiedzy, nowoczesnych systemów i gwarancja zgodności z przepisami. To rozwiązanie szczególnie docenią firmy, które dynamicznie się rozwijają lub nie chcą inwestować w rozbudowany wewnętrzny dział kadr. Warto jednak pamiętać, że wybór odpowiedniego partnera to klucz do sukcesu – liczy się doświadczenie, elastyczność i transparentność procesów.
Zakres usług świadczonych przez firmę kadrowo-płacową i biuro rachunkowe różni się zarówno zakresem, jak i poziomem specjalizacji. Firma kadrowo-płacowa oferuje prowadzenie dokumentacji kadrowej, naliczanie wynagrodzeń, obsługę płacową, rozliczanie urlopów, prowadzenie kartoteki urlopowej pracowników oraz sporządzanie listy płac. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie sprawy kadrowo-płacowe Twoich pracowników są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami, a Ty możesz skupić się na rozwoju firmy.
Biuro rachunkowe natomiast zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, sporządzaniem deklaracji podatkowych, rozliczaniem podatków oraz udzielaniem wyjaśnień w sprawach podatkowych. To świetne rozwiązanie, jeśli potrzebujesz wsparcia w rozliczeniach finansowych, ale niekoniecznie w codziennej obsłudze kadrowo-płacowej. W praktyce wiele firm decyduje się na współpracę zarówno z biurem rachunkowym, jak i firmą kadrowo-płacową, by mieć pewność, że wszystkie obszary – od listy płac po deklaracje podatkowe – są pod opieką specjalistów.
Masz więcej niż 10 pracowników? Czujesz, że każda zmiana w przepisach prawa pracy przyprawia Cię o dreszcze? Masz dość gaszenia pożarów i chcesz wreszcie skupić się na strategii HR, employer brandingu albo analizie danych? Odpowiedź brzmi: właśnie teraz.
Dobra firma kadrowo-płacowa to nie tylko wykonawca, ale partner. Taki, który nie zniknie w razie kontroli z państwowej inspekcji pracy, ale stanie ramię w ramię i powie „spokojnie, mamy to ogarnięte”.
Poznaj Kasię, HR Managerkę w firmie produkcyjnej zatrudniającej 80 osób. Kasia miała już dość biegania między kadrami a księgowością. Wdrożenie usług Symmetrical zajęło dokładnie trzy tygodnie. Co się zmieniło?
Kasia dziś prowadzi warsztaty dla team leaderów, nie przegląda teczek osobowych. I śpi spokojnie.
Nie, jeśli wybierzesz firmę, która daje Ci wgląd w dane 24/7. Dobre rozwiązania (jak te od Symmetrical) oferują przejrzysty panel, w którym możesz sprawdzić wszystko – od obecności po opracowywanie raportów i zestawień kadrowych.
A policzyłaś, ile kosztuje błąd w PIT-11 albo kara za niezgłoszenie pracownika? Kosztuje obsługa kadrowo-płacowa często jest niższy niż zatrudnienie dodatkowej osoby na pełny etat – a daje dużo więcej wartości.
Firmy kadrowo-płacowe działają zgodnie z RODO i mają wdrożone procedury bezpieczeństwa danych. Często bardziej rygorystyczne niż w wielu firmach wewnętrznych.
Zwróć uwagę na:
Symmetrical to przykład firmy, która rozumie potrzeby nowoczesnego HR i łączy technologię z ludzkim podejściem. Coś, co my – HR-ki – naprawdę doceniamy.
Firma kadrowo-płacowa może przejąć ogromną część obowiązków działu kadr – od naliczania pensji, przez prowadzenie dokumentacji kadrowej, aż po rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym. To nie tylko wygoda, ale i realna oszczędność czasu, pieniędzy i... nerwów. Outsourcing pozwala na skupienie się na działaniach strategicznych, rozwój kultury organizacyjnej i… kawę wypitą bez stresu.
