Łatwiejsze zarządzanie pracownikami: programy kadrowo-płacowe

W dzisiejszych czasach prowadzenie spraw pracowników i wypłat bez specjalnych programów komputerowych jest bardzo trudne. Technologia szybko się rozwija, a przepisy pracy ciągle się zmieniają. Dlatego firmy potrzebują dobrych narzędzi, które ułatwiają pracę działów kadr i płac, a także pomagają unikać błędów. Programy kadrowo-płacowe są dedykowane nie tylko dużym, ale także średnim przedsiębiorstwom, zapewniając im zgodność z przepisami i wsparcie w zarządzaniu danymi pracowników. Wiele programów można rozbudować o dodatkowe moduły, które pozwalają dostosować system do specyficznych potrzeb firmy. Nowoczesne programy kadrowo-płacowe często działają przez przeglądarkę internetową, umożliwiając dostęp z dowolnego miejsca. Wdrożenie takich programów przyczynia się do optymalizacji procesów kadrowo-płacowych w firmie.

Dlaczego warto inwestować w takie programy kadrowo-płacowe? Jak te systemy pomagają działom HR?

Jak programy dla pracowników wspierają firmy?

Programy kadrowo-płacowe to proste narzędzia komputerowe do zarządzania wszystkim, co związane z zatrudnieniem. Ich zadaniem jest usprawnienie procesów, takich jak: liczenie pensji, zapisywanie i ewidencjonowanie czasu pracy, rozliczanie się z urzędami (np. ZUS, urząd skarbowy) i prowadzenie dokumentów pracowników. Program umożliwia i pozwala na realizację wszystkich procesów kadrowo-płacowych, w tym możliwość wystawiania różnego rodzaju umów i dokumentów kadrowych, obsługę dokumentów związanych z zawartą umową oraz prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej. Dzięki nim firmy mogą lepiej zarządzać ludźmi, przestrzegać prawa, eliminować konieczność korzystania z wielu arkuszy Excel i ułatwiać codzienną pracę działów HR. Programy te są obecne na polskim rynku, dedykowane także dużym firmom, podlegają częstym aktualizacjom i zapewniają gwarancję zgodności z przepisami prawa. Przed wyborem oprogramowania warto przeanalizować potrzeby firmy, ponieważ programy można dostosować do swoich potrzeb, a także wybrać odpowiedni model dostępu i w razie potrzeby zmienić model dostępu.

Takie programy mają różne części, na przykład:

• Planowanie i liczenie czasu pracy: Programy umożliwiają ewidencjonowanie czasu pracy, pomagają ustalać grafiki i liczyć, ile kto pracował, zarówno dla każdego pracownika, jak i dla grup pracowników.
• Dokumenty pracownicze: Przechowują informacje o tym, gdzie kto pracował, jakie ma wykształcenie, jakie szkolenia przeszedł, obsługują dokumenty związane z pracownikiem i pracownikach.
• Umowy: Obsługują umowy o pracę oraz rozliczanie pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, o dzieło), a także umożliwiają obsługę umów cywilnoprawnych.
• Nieobecności: Programy pozwalają na monitorowanie nieobecności pracowników, zapisują urlopy, zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie.
• Płace: Program pozwala na automatyczne wyliczenia wynagrodzeń i urlopów, automatyczne generowanie listy płac oraz rozliczanie wynagrodzeń i pracowników.
• Rekrutacja i wdrażanie: Programy wspierają firmy na każdym etapie rekrutacji, pomagają zatrudniać nowych ludzi i wprowadzać ich do firmy.
• Deklaracje ZUS, PIT, PFRON: Program umożliwia automatyczne generowanie i wysyłkę deklaracji podatkowych, obsługę rozliczeniowych ZUS, integrację z systemem e-deklaracje, możliwość wysyłania dokumentów do urzędu skarbowego i ZUS oraz obsługę programu Płatnik.
• Eksport danych i raportów: Umożliwiają eksport danych do innych systemów lub formatów, w tym eksport raportów do formatu PDF.
• Szkolenia BHP: Zarządzają szkoleniami BHP, w tym przypomnieniami o terminach szkoleń.
• Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: Obsługują zarządzanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.
• Pracownicze plany kapitałowe (PPK): Umożliwiają obsługę pracowniczych planów kapitałowych.
• Rozwój pracowników: Wspierają rozwój pracowników poprzez narzędzia do monitorowania i planowania ścieżek rozwoju.
• Kadry plus: Dostępne są rozszerzone moduły, takie jak kadry plus, oferujące dodatkowe funkcje.
• Modele dostępu: Programy oferują różne modele dostępu do systemu oraz możliwość ich zmiany.
• Integracje: Programy integrują się z systemami Comarch ERP Optima, Comarch ERP Optima Płace oraz LeftHand Kadry.
• Licencjonowanie: Istnieje możliwość zakupu programu na dożywotnią licencję.

Dlaczego opłaca się korzystać z programów kadrowo-płacowych?

Wdrożenie programów HR przynosi wiele korzyści:

• Robienie wielu rzeczy samo: Programy automatycznie wykonują powtarzalne zadania, takie jak liczenie pensji czy tworzenie umów. Dzięki temu pracownicy HR oszczędzają czas i mogą zająć się ważniejszymi sprawami.
• Zawsze aktualne przepisy: Programy są na bieżąco aktualizowane zgodnie z najnowszymi przepisami prawa pracy i podatkami, zapewniając gwarancję zgodności z aktualnymi przepisami prawa. To eliminuje ryzyko błędów.
• Częste aktualizacje: Programy podlegają częstym aktualizacjom, co zapewnia bezpieczeństwo danych oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami.
• Dokładność i bezpieczeństwo: Ręczne wprowadzanie danych może prowadzić do pomyłek. Programy zapewniają dużą dokładność i chronią dane.
• Wszystko w jednym miejscu: Ułatwiają dostęp do wszystkich dokumentów kadrowych i płacowych, co jest ważne podczas kontroli.
• Dostęp, kiedy chcesz: Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe pozwalają pracownikom na bieżąco sprawdzać swoje urlopy czy paski wynagrodzeń. To zmniejsza liczbę pytań do działu HR. Szefowie mogą z kolei łatwo sprawdzać koszty i planować pracę.
• Dożywotnia licencja: Niektóre programy oferują dożywotnią licencję, co pozwala korzystać z nich bez ograniczeń czasowych i stanowi istotną przewagę konkurencyjną.

Kluczowe funkcjonalności programów kadrowo-płacowych

Nowoczesne programy kadrowo-płacowe to nie tylko narzędzia do rozliczania pracowników zatrudnionych, ale kompleksowe systemy wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi w każdej firmie. Ich najważniejsze funkcjonalności obejmują automatyczne generowanie list płac, prowadzenie ewidencji czasu pracy, rozliczanie pracowników zgodnie z aktualnymi przepisami prawa oraz obsługę deklaracji ZUS. Dzięki temu rozliczanie pracowników staje się szybkie, dokładne i zgodne z wymogami urzędów. Programy kadrowo płacowe pozwalają także na sprawne zarządzanie dokumentacją kadrową, monitorowanie nieobecności oraz optymalizację procesów związanych z płacami i kadrami. Automatyzacja wyliczeń i gwarancja zgodności z przepisami sprawiają, że codzienna praca działu HR jest znacznie łatwiejsza, a ryzyko błędów minimalne. W efekcie firmy mogą skupić się na rozwoju pracowników i efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi, mając pewność, że wszystkie rozliczenia i formalności są realizowane terminowo i prawidłowo.

Obsługa deklaracji ZUS

Jednym z kluczowych zadań programów kadrowo-płacowych jest obsługa deklaracji ZUS. Dzięki temu rozwiązaniu, przygotowanie i wysyłka deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przebiega sprawnie i bez zbędnych komplikacji. Programy kadrowo płacowe automatycznie generują wymagane dokumenty, wypełniają je na podstawie danych pracowników i umożliwiają ich elektroniczne przesłanie bezpośrednio do ZUS. Taka automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje ryzyko pomyłek, które mogą skutkować nieprzyjemnościami podczas kontroli. Dzięki temu dział kadr i płac może skupić się na innych zadaniach, mając pewność, że wszystkie deklaracje są przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminowo przekazane do odpowiednich instytucji.

Ewidencja czasu pracy

Efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników to podstawa sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Programy kadrowo-płacowe oferują rozbudowane narzędzia do ewidencji czasu pracy, które pozwalają na precyzyjne rejestrowanie godzin pracy, nadgodzin, urlopów oraz wszelkich nieobecności. Dzięki temu pracownicy i kadra zarządzająca mają stały dostęp do aktualnych informacji o czasie pracy, co ułatwia planowanie grafików i rozliczanie wynagrodzeń. Systemy kadrowo płacowe umożliwiają także szybkie generowanie raportów i analiz, co wspiera efektywne zarządzanie zespołem oraz pozwala na bieżąco monitorować przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy. To rozwiązanie szczególnie docenią firmy, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub elastycznym, a także tam, gdzie ważna jest transparentność i sprawiedliwość w rozliczaniu czasu pracy.

Bezpieczeństwo danych w programach kadrowo-płacowych

Bezpieczeństwo danych pracowników to priorytet dla każdej firmy korzystającej z programów kadrowo płacowych. Wrażliwe informacje, takie jak dane osobowe, wysokość wynagrodzeń czy szczegóły dotyczące rozliczeń, muszą być odpowiednio chronione przed nieuprawnionym dostępem. Nowoczesne programy kadrowo płacowe wyposażone są w zaawansowane mechanizmy zabezpieczające, takie jak szyfrowanie danych, wielopoziomowa kontrola dostępu oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Dzięki temu pracodawcy mogą mieć pewność, że dane pracowników są bezpieczne zarówno podczas codziennej pracy, jak i w przypadku awarii systemu czy próby nieautoryzowanego dostępu. Dodatkowo, programy kadrowo płacowe są na bieżąco aktualizowane, by spełniać najnowsze wymogi prawne dotyczące ochrony danych osobowych, co pozwala uniknąć problemów podczas kontroli i buduje zaufanie wśród pracowników.

Przykładowe programy kadrowo-płacowe na rynku

Specjaliści HR rekomendują kilka sprawdzonych programów do kadr i płac, które wyróżniają się funkcjonalnością i niezawodnością:

• symmetrical.ai: nowoczesne biuro kadrowo-płacowe z platformą HR. Idealne rozwiązanie dla firm w przedziale 30-1000 osób. Automatyzuje i ułatwia wszystkie procesy kadrowo-płacowe (od onboardingu, przez podpisywanie dokumentów - dzięki temu jedna osoba w firmie z łatwością może zarządzać HR - nawet w kilkudziesięcio / kilkuset osobowej firmie. Idealne rozwiązanie dla CEO / CFO i dyrektorek i dyrektorów HR.
• Symfonia Kadry i Płace: Jeden z najpopularniejszych systemów w Polsce, idealny dla małych i dużych firm. Oferuje automatyczne naliczanie wynagrodzeń, ewidencję czasu pracy, zarządzanie kartotekami pracowniczymi oraz wsparcie w rozliczeniach z ZUS i US. Ceniony za intuicyjny interfejs i regularne aktualizacje.
• enova365: Zaawansowany system ERP z elastycznym modułem kadrowo-płacowym, który integruje się z innymi obszarami firmy (księgowość, sprzedaż). Zapewnia kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą, integrację z systemami RCP i automatyczne naliczanie wynagrodzeń oraz składek ZUS.
• Comarch ERP Optima: Kompleksowy program kadrowo-płacowy, który umożliwia integrację z innymi systemami firmy oraz automatyzację procesów kadrowo-płacowych. System jest regularnie aktualizowany zgodnie z przepisami prawa, a użytkownicy mogą korzystać z różnych wariantów programu dostosowanych do swoich potrzeb. Moduł Comarch ERP Optima Płace pozwala na automatyzację procesu naliczania wynagrodzeń, obsługę list płac, rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym oraz oferuje wsparcie i szkolenia dla użytkowników.
• Optima Kadry i Płace: Przystępny i funkcjonalny program dla małych i średnich firm. Umożliwia automatyczne wyliczanie list płac, generowanie dokumentów kadrowych oraz obsługę rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi. Wyróżnia się prostotą obsługi i niskimi kosztami wdrożenia.
• LeftHand Kadry: Program kadrowo-płacowy obsługujący szeroki zakres procesów kadrowo-płacowych, takich jak ewidencja czasu pracy, obsługa składek, generowanie dokumentów kadrowych oraz zarządzanie danymi pracowników. Pozwala na sprawne rozliczanie i eksport danych w formie elektronicznej.
• Kadry Plus: Rozszerzona wersja modułu kadrowo-płacowego, oferująca dodatkowe funkcje, takie jak seryjna wypłata dodatków, tworzenie własnych składników wypłat czy generowanie raportów GUS. Zapewnia większą elastyczność i automatyzację w zarządzaniu kadrami i płacami.
• Płatnik: Bezpłatny program ZUS, niezbędny do rozliczania składek ubezpieczeniowych i przekazywania dokumentów do ZUS. Umożliwia przygotowanie i wysyłkę deklaracji ZUS, weryfikację danych i dostęp do aktualnych parametrów ubezpieczeniowych. Często wykorzystywany w połączeniu z innymi systemami kadrowo-płacowymi.
• TETA HR: Rozbudowany program dla dużych przedsiębiorstw i korporacji. Oferuje zaawansowane funkcje zarządzania kadrami, integrację z innymi systemami ERP oraz automatyzację procesów zatrudnienia i wynagrodzeń. Skalowalny i dostosowany do wymagań dużych organizacji.

Przed wyborem oprogramowania warto sprawdzić aktualny ranking programów kadrowo płacowych, aby dopasować rozwiązanie do swoich potrzeb i mieć pewność, że wybrany program cieszy się uznaniem użytkowników.

Jak wybrać dobry program i firmę do wdrożenia?

Przed wyborem oprogramowania warto przeanalizować dostępne opcje i funkcje, aby wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb firmy.

Wybór odpowiedniego programu kadrowo-płacowego zależy od wielkości firmy, jej potrzeb i budżetu. Zwróć uwagę na:

• Zakres funkcji: Czy program ma wszystko, czego potrzebujesz? Niektóre programy oferują różne modele dostępu, które można zmienić w zależności od rozwoju firmy.
• Łatwość obsługi: Czy program jest prosty w użyciu?
• Wsparcie: Czy dostawca programu oferuje pomoc i aktualizacje?
• Koszty: Ile kosztuje program i jego wdrożenie?
• Możliwość rozwoju: Czy program będzie mógł rosnąć razem z firmą i jest gotowy na nowe technologie, jak sztuczna inteligencja (AI)?
• Zgodność z przepisami: Czy program przestrzega prawa pracy i ochrony danych (jak RODO i nowe zasady o pensjach)?

Przy analizie ofert i porównywaniu rozwiązań, zwróć uwagę, że oferty i analizy można często eksportować do formatu PDF, co ułatwia porównanie rozwiązań.

Wybierając firmę, która wdroży program, sprawdź:

• Doświadczenie i opinie: Czy firma ma dobrych klientów i sukcesy?
• Pomoc po sprzedaży: Czy oferują wsparcie techniczne i customer service?
• Społeczność i wiedza: Czy firma ma bloga, filmy instruktażowe, webinaria, gdzie dzieli się wiedzą?

Pamiętaj, dobry program to inwestycja, która ułatwi zarządzanie ludźmi w Twojej firmie.