Który system kadrowo-płacowy wybrać? Porównanie najpopularniejszych programów do obsługi wynagrodzeń i kadr dla małej firmy

‍

Prowadzenie kadr i płac to niełatwa sztuka przekształcania skomplikowanych na pierwszy rzut oka wymogów prawnych i administracyjnych w czytelne procesy operacyjne. W świecie ciągle zmieniających się przepisów i obowiązków każda pomyłka w tym obszarze może firmę słono kosztować. Nowoczesne systemy informatyczne i automatyzacja procesów kadrowo-płacowych nie tylko minimalizują ryzyko takich błędów, ale także pozwalają działom personalnym skupić się na strategicznych aspektach zarządzania zespołem, zamiast tonąć w papierologii.

Właśnie dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania do obsługi kadrowo-płacowej ma duże znaczenie nie tylko dla komfortu prowadzenia firmy, ale przede wszystkim dla jej efektywności.

Jaki program kadrowo-płacowy warto wybrać?

Który jest najlepszym wyborem dla średniej wielkości firm?

W 2025 roku rynek programów kadrowo-płacowych jest wyjątkowo zróżnicowany. Polscy przedsiębiorcy mogą wybierać zarówno pomiędzy modułowymi systemami online, sprawdzonymi programami desktopowymi, jak i nowoczesnymi HRM łączącymi w sobie usługi ekspertów kadrowo-płacowych z zautomatyzowanymi platformami HR. Kluczowe różnice między nimi dotyczą funkcjonalności, wygody obsługi, modelu rozliczeń i dostępności dodatkowych usług.

W tym artykule przedstawiamy zestawienie najpopularniejszych obecnie programów kadrowo-płacowych na polskim rynku, w którym porównujemy najważniejsze cechy każdego z nich.

‍

Symmetrical

Symmetrical to pełne biuro kadrowo-płacowe połączone z platformą HR w chmurze. Automatyzuje manualne procesy kadrowo-płacowe, eliminując ręczne uzupełnianie arkuszy i związane z nimi błędy. Użytkownik dostaje kompletny outsourcing kadr i płac, w tym nowoczesny system do zautomatyzowanego onboardingu, a także funkcję e-teczek pracowniczych, portal pracownika oraz dostęp do pełnego raportowania.

‍

• Model cenowy: od 15 zł netto za pracownika/miesiąc. Koszt usługi zależy od liczby zatrudnionych pracowników i rodzajów umów. Stosowana jest stała opłata abonamentowa za każdego pracownika, dzięki czemu można wyeliminować nieprzewidziane koszty. Usługi dodatkowe, takie jak pakiety godzin konsultacji eksperckich, są płatne osobno.
• Wybrane funkcje: samoobsługowy portal pracowniczy, prowadzenie listy płac, administracyjna obsługa pracowników i dokumentów pracowniczych, tworzenie i aktualizacja umów, raportowanie ZUS/US/PPK, wgląd w dane HR w czasie rzeczywistym, monitorowanie statusu wypłat, dostęp do zespołu ekspertów, integracja z innymi systemami, prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
• Usługi dodatkowe: konsultacje z ekspertami, wsparcie w przypadkach nietypowych, szkolenia BHP, wsparcie inspektora RODO, legalizacja zatrudnienia cudzoziemców.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: Automatyzacja manualnych procesów i skalowalność. Symmetrical rośnie razem z firmą, dostosowując się do jej potrzeb.
• Idealne dla: dynamicznych przedsiębiorstw i firm, które stawiają na maksymalną automatyzację i skalowalność swojej działalności.

‍

Więcej informacji.

‍

wFirma

To oprogramowanie księgowo-administracyjne w chmurze, przeznaczone dla wszystkich rodzajów przedsiębiorstw: od jednoosobowych działalności po spółki i biura rachunkowe.

‍

• Model cenowy: dostępnych jest kilka modułów w modelu subskrypcyjnym, z niższą opłatą przy rozliczeniu rocznym. Pakiet „Fakturowanie i CRM” kosztuje od 19 zł netto miesięcznie, podstawowa księgowość – 49 zł netto miesięcznie, a pełna księgowość – 99 zł netto.
• Wybrane funkcje: generator umów, ewidencja czasu pracy, listy płac, rozliczanie ubezpieczeń, integracja z ZUS, elektroniczne akta osobowe, rozliczanie cudzoziemców pracujących w Polsce.
• Usługi dodatkowe: wsparcie ekspertów z zakresu księgowości, kadr i prawa, bogata baza poradników, możliwość integracji z biurami rachunkowymi.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: połączenie samodzielnej, łatwej w obsłudze księgowości z automatyzacjami i dostępem do ekspertów.
• Idealne dla: jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych i średnich firm, które chcą prowadzić księgowość, fakturowanie, kadry/płace lub magazyn samodzielnie, ale z możliwością szybkiego kontaktu z doradcą.

Więcej informacji.

‍

inFakt

To polska platforma online do księgowości i fakturowania, adresowana do mikroprzedsiębiorców, małych firm i spółek z o.o. Umożliwia wystawianie faktur, prowadzenie samodzielnej lub zlecanej księgowości, zakładanie działalności oraz obsługę spółek.

• Model cenowy: dostępne są trzy główne plany. „inFakt Faktury” to 4,99 zł netto miesięcznie (w rozliczeniu rocznym), „Samodzielna księgowość” to 29,99 zł netto miesięcznie, a „inFakt Księgowość” z pełną obsługą księgową kosztuje od 189 zł netto miesięcznie (przy JDG) lub 619 zł netto (spółki)
• Wybrane funkcje: wystawianie faktur, integracja z bankami i KSeF, KPiR, wysyłka deklaracji JPK, PIT/VAT, automatyczne rozliczenia i OCR faktur, reprezentacja przed US/ZUS (w wersji z księgowym), aplikacja mobilna.
• Usługi dodatkowe: pomoc przy zakładaniu firmy, wsparcie księgowe mailowo, telefonicznie i na czacie.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: Elastyczność. Użytkownik sam decyduje o zakresie usług i może przejść na wyższy poziom obsługi wraz z rozwojem firmy.
• Idealne dla: początkujących i rozwijających się przedsiębiorców oraz freelancerów i mikro firm. Dla tych, którzy chcą samodzielnie prowadzić księgowość z możliwością przejścia na pełną obsługę.

Więcej informacji.

‍

Systim kadry i Płace

To platforma online typu ERP, umożliwiająca prowadzenie pełnej księgowości, kadr i płac, magazynu oraz fakturowania w jednym środowisku dostępnym z poziomu przeglądarki.

• Model cenowy: od 37 zł netto miesięcznie za moduł Kadry i Płace przy rozliczeniu rocznym.
• Wybrane funkcje: tworzenie umów z pracownikami, tworzenie list płac i rachunków, tworzenie i wysyłka deklaracji ZUS, pobieranie zwolnień lekarskich z systemów ZUS, tworzenie paczki przelewów na podstawie listy płac i rachunków, e-teczki pracownicze, zestawienia urlopowe, rozliczanie PPK.
• Usługi dodatkowe: bardzo rozbudowane wsparcie techniczne i merytoryczne.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: wysyłka deklaracji ZUS bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
• Idealne dla: mikro i małych firm zatrudniających pracowników z zagranicy oraz tych, którym zależy na pełnej integracji programu z systemami ZUS i US.

Więcej informacji.

‍

Płace i Kadry w Comarch ERP Optima

To zaawansowany program i moduł systemu Comarch ERP Optima do zarządzania personelem i wynagrodzeniami w małych i średnich firmach oraz biurach rachunkowych. Działa zarówno w modelu stacjonarnym, jak i w chmurze, z pełną integracją z innymi modułami oraz narzędziami Comarch ERP Optima.
 

• Model cenowy: W wariancie stacjonarnym (instalowanym na firmowym serwerze), opłata jednorazowa wynosi 2 100 zł netto za stanowisko lub 3 490 zł netto za wariant „Płace i Kadry Plus”. Opcja „Plus” jest dostępna także w chmurze – w tym przypadku rozliczenia następują w formie miesięcznej opłaty abonamentowej w wysokości 121 zł netto. 
• Wybrane funkcje: prowadzenie e-teczek pracowniczych, rozliczanie umów o pracę i cywilnoprawnych, integracja z Płatnikiem i bankowością, automatyczna wysyłka deklaracji ZUS/PIT, obsługa PPK, operacje seryjne, naliczanie urlopów i rejestrowanie czasu pracy, zarządzanie pracą zdalną.
• Usługi dodatkowe: szkolenia e-learningowe z obsługi modułu, aplikacja do zarządzania czasem pracy Comarch HRM, system do rejestracji i zarządzania czasem pracy Comarch TNA, aplikacja Comarch PPK.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: pełna automatyzacja procesów kadrowo-płacowych i integracja z licznymi systemami oraz modułami Comarch.
• Idealne dla: średnich firm oraz biur rachunkowych, które zarządzają wieloma pracownikami, różnymi formami zatrudnienia i rozbudowanymi procesami HR.

Więcej informacji.

‍

HRappka – moduł kadrowo-płacowy

To nowoczesny system chmurowy do kompleksowego zarządzania kadrami i płacami w firmach każdej wielkości. Warto wiedzieć, że HRappka dzięki modułowej budowie integruje w sobie wiele narzędzi ułatwiających zarówno rekrutację, onboarding, legalizację pracy cudzoziemców, jak i oczywiście obsługę kadr i płac.

• Model cenowy: system jest dostępny w formie subskrypcji miesięcznej lub rocznej. Ceny są zależne od wybranych modułów i funkcji. Są prezentowane indywidualnie.
• Wybrane funkcje: generowanie umów i dokumentów (również wielojęzycznych), masowe generowanie deklaracji ZUS, US oraz PPK, przypominanie o zbliżających się terminach ważności badań pracowniczych i szkoleń BHP, automatyczne naliczanie wynagrodzeń, generowanie list płac.
• Usługi dodatkowe: moduł rekrutacji, moduł onboardingu pracownika, moduł ewidencji czasu pracy, moduł legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, moduł szkoleń, CRM.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: pełna integracja miękkiego i twardego HR w jednym narzędziu dzięki modułowości.
• Idealne dla: agencji pracy, firm zatrudniających cudzoziemców, przedsiębiorstw z rozbudowanymi procesami HR.

Więcej informacji.

‍

SKP® Formsoft – moduł Start dla firm

To polskie oprogramowanie księgowe z wieloletnią historią, stworzone dla małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. W wersji Start funkcje programu można dowolnie rozbudowywać dzięki modułowej budowie.

‍

• Model cenowy: jednorazowa dożywotnia licencja. Program w wersji Start dla firm to koszt od 258 zł netto. Do podstawowej wersji można dobrać dodatkowo płatne moduły funkcjonalne. Przykładowo, moduł „Płace i ZUS” dla firmy do 3 osób to koszt od 326 zł netto, ten sam wariant bez limitu osób to 475 zł netto.
• Wybrane funkcje: prowadzenie KPiR lub Ewidencji Przychodów (Ryczałt), tworzenie i wysyłka JPK, indywidualny plan kont i automatyczne wyliczanie ich obrotów, obsługa biurowa, w tym kontrola zapłat i rozliczeń.
• Usługi dodatkowe: moduły funkcjonalne (płatne dodatkowo), w tym m.in.: Przejazdy, Delegacje, Fakturowanie, miniMagazyn, Środki trwałe i wyposażanie, Podatek VAT.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: Modułowy charakter i niskie koszty stałe.
• Idealne dla: samozatrudnionych, małych oraz średnich firm, które poszukują tradycyjnej licencji i pełnej kontroli nad środowiskiem pracy.

Więcej informacji.

‍

Gratyfikant GT

To system kadrowo-płacowy dla małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. Pozwala na kompleksową obsługę wynagrodzeń, czasu pracy i dokumentacji pracowniczej oraz współpracuje z innymi programami księgowymi i modułami z linii GT.

• Model cenowy: licencja elektroniczna programu obejmuje do 30 pracowników i kosztuje 1745 zł netto. 
• Wybrane funkcje: ewidencja pracowników i umów o pracę, naliczanie wynagrodzeń, planowanie czasu pracy w ramach umów o pracę, ewidencja umów zlecenie i o dzieło oraz kontraktów menedżerskich, rejestracja faktycznego czasu pracy, ewidencja nieobecności, naliczanie deklaracji skarbowych oraz rozliczeniowych ZUS, obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
• Usługi dodatkowe: funkcjonalność Gratyfikanta GT można wzbogacić, instalując specjalne pakiety rozszerzeń oznaczone kolorami: niebieski PLUS, zielony PLUS, czerwony PLUS, a także dodatek Sfera.
• Jedna z najważniejszych zalet platformy: Możliwość budowy własnych systemów wynagrodzeń oraz harmonogramów, modułowość.
• Idealne dla: małych i średnich firm, które potrzebują modularnego systemu kadrowo-płacowego z zaawansowanymi opcjami rozliczania wynagrodzeń. A także dla tych organizacji, które już korzystają z innych programów księgowych tej linii.

Więcej informacji.

‍

Skrócone porównanie

Symmetrical

- Koszty (netto): od 15 zł/os./mies.

- Najważniejsza zaleta platformy: Automatyzacja i skalowalność. Platforma rośnie razem z firmą

‍

wFirma

- Koszty (netto): 19 zł/mies. / 49 zł/mies. / 99 zł/mies.

- Najważniejsza zaleta platformy: Połączenie samodzielnej księgowości z dostępem do ekspertów

‍

inFakt

- Koszty (netto): 4,99 zł/mies. / 29,99 zł/mies. /179 zł/mies./ 619 zł/mies.

- Najważniejsza zaleta platformy: Elastyczność

‍

Systim

- Koszty (netto): od 32 zł/mies.

- Najważniejsza zaleta platformy: Wysyłka deklaracji ZUS bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i urzędów skarbowych

‍

Płace i Kadry w Comarch ERP Optima

- Koszty (netto): 121 zł/mies.

- Najważniejsza zaleta platformy: Integracja z licznymi systemami oraz modułami Comarch

‍

HRappka

- Koszty (netto): Ceny prezentowane indywidualnie

- Najważniejsza zaleta platformy: Integracja miękkiego i twardego HR w jednym narzędziu

‍

SKP® Formsoft

- Koszty (netto): od 258 zł jednorazowo

- Najważniejsza zaleta platformy: Modułowy charakter i brak opłat abonamentowych

‍

Gratyfikant GT

- Koszty (netto): 1 745 zł jednorazowo

- Najważniejsza zaleta platformy: Możliwość budowy własnych systemów wynagrodzeń, modułowość

‍

‍

4 czynniki, na które warto zwrócić uwagę, podejmując ostateczną decyzję:

1. Automatyzacja pracy kadrowej. Im więcej czynności program wykona za Ciebie (naliczanie płac, generowanie deklaracji, masowa obsługa dokumentów), tym więcej czasu dzięki niemu zyskasz).
2. Integracja z ZUS i US. Sprawna wysyłka e-deklaracji i regularne aktualizacje pod kątem zmian prawnych to funkcja, którą powinien dziś posiadać każdy dobry program kadrowo-płacowy.
3. Bezpieczeństwo gromadzonych danych. Regularne kopie zapasowe i szyfrowanie danych uchronią firmę przed utratą kluczowych dokumentów.
4. Wsparcie techniczne i eksperckie. Szybki kontakt z działem pomocy i możliwość konsultacji z ekspertami ds. kadr i płac dają gwarancję ciągłości pracy i chronią przed kosztownymi błędami.

‍