Jak Ogarnąć HR-owy Chaos? Metoda GTD jako Ratunek dla Zawalonych Zadaniami

W dynamicznym świecie HR, lista zadań zdaje się nieustannie rosnąć. Spotkania, prośby z innych działów, operacyjne problemy, wdrożenia, kultura organizacyjna... Wszystko w jednej chwili. Jak odzyskać kontrolę nad tym chaosem? O tym w najnowszym odcinku HR Hacków rozmawiali Artur Deninis i Jakub Ujejski, CEO Pro Outcome, certyfikowany trener metody Getting Things Done (GTD).

‍

Dlaczego Lista Zadań w HR Tylko Rośnie?

HR to nie tylko benefity i kadry. Dziś to strategiczny partner biznesowy. Ale nadal wiele zespołów postrzega go jako dział usługowy. Stąd ogromna liczba wrzutek: "Weź mi ogarnij ludzi". Równocześnie HR sam chce być przy stole decyzyjnym i realizować własne projekty: employer branding, kultura, rozwój, CSR. Efekt? Zadań przybywa szybciej niż godzin w dobie.

‍

Narzędzioza i Macierz Eisenhowera to Za Mało

Czy narzędzia rozwiązują problem? Niekoniecznie. "Przenosimy nieproduktywne nawyki do nowych aplikacji" – podkreśla Jakub. Macierz Eisenhowera? Pomaga, ale przy dzisiejszej zmienności zadań często prowadzi do... przestawiania zadań z jednej ćwiartki do drugiej.

Rozwiązanie? Potrzebujemy myśleć inaczej o pracy. Potrzebujemy struktury, która działa mimo chaosu. Tu wchodzi GTD.

‍

Czym Jest Getting Things Done?

To podejście opracowane przez Davida Allena, bazujące na 5 krokach odzyskiwania kontroli:

1. Zbieraj wszystko z głowy do zewnętrznego systemu (aplikacja, notatnik).
2. Przetwarzaj: czy to wymaga działania? Jakiego? Jaki mam cel?
3. Porządkuj: umieść zadania w odpowiednich miejscach.
4. Przeglądaj: raz w tygodniu rzuć okiem na całość, aktualizuj, planuj.
5. Działaj: wybieraj to, co teraz najważniejsze – nie najgłośniejsze.

Jakub zaznacza: „Umysł jest do wymyślania pomysłów, nie do ich przechowywania”.

‍

Co HR Może Automatyzować, by Odzyskać Czas?

• Wszystko co powtarzalne. Automatyzacja to nie tylko Power Automate – to także... checklista.
• Checklista onboardingu, rekrutacji, końca miesiąca – oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędu.
• Cytat do zapamiętania: „Jeśli robię coś drugi raz, tworzę do tego system”.

‍

Jak Walczyć z Poczuciem Niedoczasu?

To uczucie zna każdy HR-owiec. Plan jest ambitny, ale na koniec dnia lista zadań wygląda niemal tak samo jak rano. Jakub radzi, by codziennie notować wykonane zadania – nawet te niezaplanowane. Daje to poczucie postępu i skuteczności. Kluczowe jest także cotygodniowe spojrzenie z lotu ptaka: czy to, co robię, przybliża mnie do moich celów? I najważniejsze – nie trzymaj wszystkiego w głowie. Ludzki mózg nie jest po to, by magazynować informacje, tylko po to, by je przetwarzać. Wyrzucenie zadań do zewnętrznego systemu zmniejsza stres i pozwala podejmować lepsze decyzje.

‍

Co Zrobić z "Wrzutkami" i Nagłymi Zadaniami?

Wrzutki będą. Ważne, by nie tracić kontroli. Zapytaj:

• Czy to faktycznie pilne?
• Jaki jest deadline?

Jeśli zadanie można zrobić w 2 minuty – zrób je od razu. Jeśli nie – wpisz do systemu.‍

‍

Pierwszy Krok dla HR – Co Zrobić Jutro Rano?

1. Zapisz wszystko, co masz w głowie, na kartce lub w notatniku.
2. W mailach stosuj zasadę 2 minut.
3. Przestań wrzucać wszystko do kalendarza – zostaw tam tylko spotkania.
4. Zablokuj sobie czas na pracę własną – nikt nie wbije się wtedy z call'em.

‍

Podsumowanie – Jak GTD Pomaga HR Działać Skuteczniej?

• Uporządkowana głowa = spokojniejszy dzień.
• Struktura zamiast chaosu.
• Fokus na tym, co istotne, nie tylko nagłośne.
• Więcej przestrzeni na działania strategiczne.

Jeśli chcesz przestać biegać jak kura bez głowy, czas na GTD. Bo produktywność to nie zapchany kalendarz, tylko świadome decyzje.

‍