Strategia na kolejne ćwierć wieku — o tym, jak Webedia (dawniej GRYOnline.pl) skróciła czas reakcji z dni do minut.

Ewolucja procesów płacowych w Webedia Polska: studium strategicznej transformacji

Każda dojrzała organizacja staje w obliczu ewolucji swoich procesów wewnętrznych. To nie oznaka problemów, a naturalny etap rozwoju, wymagający świadomych, strategicznych decyzji. Dla Webedia Polska, lidera w branży rozrywki internetowej z ponad 25-letnią historią, takim momentem stała się optymalizacja procesów kadrowo-płacowych. Przemysław Bartula, Joint CEO Webedia Polska, podszedł do tego zadania nie jako do konieczności administracyjnej, ale jako do kluczowego elementu długoterminowej strategii firmy.

Punkt wyjścia: ćwierć wieku na rynku i nowe horyzonty

Webedia Polska, która wyrosła z kultowego serwisu Gry-Online.pl, jest dziś złożoną organizacją medialną. Firma, zatrudniając około 100 osób w oparciu o różnorodne formy współpracy- od umów o pracę, przez kontrakty B2B, aż po liczne umowy o dzieło dla freelancerów- potrzebowała partnera, który rozumie tę specyfikę. Dotychczasowy, tradycyjny model obsługi kadrowo-płacowej, choć sprawdzony, osiągnął granice swojej elastyczności w obliczu rosnących wymagań i globalnych planów grupy.

Strategia na jutro: cel to integracja API

Decyzja o poszukiwaniu nowego partnera była podyktowana dwoma czynnikami. Pierwszym była potrzeba usprawnienia codziennej komunikacji i przepływu informacji. Drugim, o znaczeniu strategicznym, była globalna wizja technologiczna grupy Webedia.

„Globalna strategia naszej grupy zakłada integrację z systemami korporacyjnymi takimi jak Salesforce i Workday”- wyjaśnia Przemysław Bartula. „Zdecydowaliśmy się na Symmetrical, ze względu na potencjał integracji poprzez API i automatycznego przepływu danych między systemami. To była kluczowa zdolność, której brakowało w poprzednim modelu współpracy”. Była to świadoma inwestycja w przyszłą architekturę systemową firmy, która miała zapewnić jej skalowalność i gotowość na technologiczne wyzwania jutra.

Elastyczność ponad gotowym rozwiązaniem

W procesie wyboru Przemysław Bartula kierował się myśleniem długofalowym. Nie szukał gotowego, zamkniętego systemu, ale partnera gotowego na wspólną drogę. Priorytetem była elastyczność i zrozumienie, że Webedia Polska, jako część międzynarodowej grupy, w przyszłości będzie potrzebowała otwartych drzwi do integracji z globalnymi systemami. Symmetrical wykazało zrozumienie dla tej perspektywy. Zamiast prezentować sztywne rozwiązanie, firma pokazała gotowość do dialogu i wspólnego budowania mostów technologicznych na przyszłość. To właśnie ten zakład na potencjał i partnerską relację, a nie tylko na obecny zestaw funkcji, okazał się decydujący.

Projekt transformacji: partnerstwo w działaniu

Wdrożenie Symmetrical było dla Webedia Polska świadomie zarządzanym projektem ewolucyjnym. Zamiast rewolucji, firma postawiła na partnerską współpracę i transparentność. Fundamentalna okazała się otwartość Symmetrical na informacje zwrotne, co pozwoliło na bieżące dopasowywanie narzędzia do unikalnych potrzeb Webedia.

„Od początku czuliśmy, że nasz głos ma znaczenie”- mówi Przemysław. „Kluczowe jest dla nas to, że zgłaszane przez nas potrzeby są uwzględniane, a platforma dynamicznie się rozwija w odpowiedzi na realne wyzwania biznesowe”. W ten sposób relacja obu firm wykroczyła poza standardowy model klient- dostawca, stając się partnerstwem, w którym strategiczne potrzeby Webedia Polska aktywnie kształtują przyszłość i kierunki rozwoju platformy.

Od dni do minut: szybkość i transparentność

Transformacja przyniosła konkretne, pozytywne efekty, które odczuwalne są na kilku poziomach organizacji:

1. Efektywność Komunikacji: radykalnemu skróceniu uległ czas potrzebny na realizację kluczowych procesów. „Procesy, które wcześniej zajmowały nam nawet dwa dni, teraz jesteśmy w stanie zamknąć w ciągu kilkudziesięciu minut. To fundamentalna zmiana w dynamice naszej pracy”- podkreśla Joint CEO Webedia Polska.
2. Transparentność dla Zespołu: Jedną z największych wartości dodanych okazał się portal pracowniczy, który zapewnił pracownikom stały dostęp do ich danych kadrowych. „Nasi pracownicy zyskali pełną transparentność i dostęp do swoich danych kadrowo-płacowych poprzez dedykowany portal. To wartość, której wcześniej w ogóle nie mieliśmy, a która znacząco podnosi komfort i świadomość w zespole”.
3. Centralizacja Informacji: Platforma stała się centralnym i uporządkowanym repozytorium dokumentów, co ułatwiło zarządzanie informacją i wyeliminowało potrzebę poszukiwania danych w różnych miejscach.

Przede wszystkim jednak Webedia Polska zrealizowała swój nadrzędny cel strategiczny: pozyskała partnera gotowego na przyszłe wyzwania technologiczne i integrację z globalnymi systemami korporacyjnymi.

Wnioski i rekomendacje: lekcja ze strategii Webedia

Historia transformacji płacowej w Webedia Polska to przykład dojrzałego i strategicznego podejścia do procesów wewnętrznych. Decyzja podjęta przez zarząd firmy pokazuje, że wybór partnera do obsługi kluczowych funkcji biznesowych powinien być podyktowany nie tylko bieżącą funkcjonalnością, ale przede wszystkim potencjałem do wspólnego wzrostu i adaptacji do przyszłych wyzwań.

Dla innych liderów stojących przed podobnymi decyzjami, lekcja płynąca z doświadczeń Webedia jest jednoznaczna: optymalizacja to nie tylko reakcja na bieżące potrzeby, ale fundamentalny element budowania skalowalnej i odpornej na zmiany organizacji. Wybór partnera, który rozumie tę perspektywę i jest gotów rozwijać się razem z klientem, jest kluczem do sukcesu każdej strategicznej transformacji.