Kadry i płace
2024-06-30

Jak uniknąć największych błędów płacowych [5 praktycznych rozwiązań]

Jak uniknąć kosztownych błędów płacowych? Błędy i pomyłki w listach płac są niestety powszechne, ale na szczęście można ich uniknąć.

W rzeczywistości można uniknąć większości błędów płacowych. Może to wymagać dodatkowej czujności i wyboru mądrzejszych rozwiązań, ale pozwoli zaoszczędzić cenny czas i pieniądze.

Tylko 1 błędna cyfra w obliczeniach płac owych może mieć katastrofalne skutki. Dlatego warto zadbać o prawidłowe naliczanie wypłat.

W tym artykule dowiesz się o:*

Unikaj tych 8 największych błędów związanych z listą płac

W dzisiejszym świecie biznesu o wiele łatwiej jest popełnić błędy i pomyłki związane z listą płac niż kiedykolwiek wcześniej. Coraz częściej mamy do czynienia ze wynagrodzeń, zwłaszcza w szybko rozwijających się startupach i w sektorze gig eocnomy (czyli pracy na platformach cyfrowych).

Oto najczęstsze błędy popełniane przez firmy w zakresie listy płac:

  1. Marnowanie czasu i pieniędzy na ręczne przetwarzanie listy płac
  2. Błędne obliczanie wynagrodzeń i błędne klasyfikowanie pracowników
  3. Marnowanie czasu i pieniędzy na naprawianie błędów w listach płac
  4. Niska elastyczność systemu płacowego
  5. Przekraczanie terminów wypłaty wynagrodzeń
  6. Słabe zarządzanie dokumentacją płacową
  7. Słaby proces płacowy
  8. Procesy płacowe spowalniające rozwój firmy

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat 8 błędów płacowych, zapoznaj się z naszym artykułem: "8 największych błędów płacowych popełnianych przez większość pracodawców".

Większość błędów płacowych wynika z niewłaściwych procesów płacowych, takich jak wprowadzanie danych do oprogramowania płacowego, obliczanie wynagrodzeń, przetwarzanie podatków od wynagrodzeń itp.

Podsumowując: żadna firma nie jest odporna na błędy płacowe, ale wszystkie firmy mogą i powinny zminimalizować ich liczbę. W końcu zmarnowany czas w dziale kadr ma długoterminowy wpływ na rentowność firmy, zwłaszcza gdy zatrzymanie pracowników jest wyzwaniem.

Dział HR powinien skupić się na tym, co się liczy: na pracownikach, a nie na rozwiązywaniu błędów. Dział HR powinien skupić się na budowaniu szczęśliwszego miejsca pracy, w którym "rotacja pracowników" brzmi jak obce słowo.

Jak uniknąć błędów na liście płac: 5 praktycznych rozwiązań

W dzisiejszej dynamicznej rzeczywistości w miejscu pracy opłaca się unikać przestarzałych systemów kadrowo-płacowych i zamiast tego wybierać dokładne, elastyczne i adaptowalne rozwiązania. Jest to jeszcze ważniejsze, gdy firma i pracownicy się rozwijają.

Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych rad, które pomogą uniknąć błędów i pomyłek w listach płac.

1. Usprawnij proces płacowy

Upewnij się, że proces płacowy działa sprawnie, a system jest elastyczny. Nie ryzykuj, że zapomnisz dotrzymać ważnych terminów lub wysłać formularze na czas. Większość rozwiązań płacowych posiada alarmy i przypomnienia, które pomagają uniknąć pominięcia ważnych szczegółów.

Dodatkowo, przejrzyj i wyczyść istniejącą dokumentację. Skorzystaj zesprawdzonego systemu, aby zebrać wszystkie istotne informacje o swoich pracownikach.

Skorzystaj zlisty kontrolnej efektywności i wydajności listy płac, aby zidentyfikować wszelkie potencjalne usterki.

Wreszcie, aby ograniczyć pracę ręczną i papierkową robotę w dziale kadr, rozważ utworzenie głównego pliku listy płac w celu automatyzacji. Zwolni to czas na strategiczne działania HR i zwiększy zaangażowanie pracowników.

2. Zadbaj o dokumentację płacową

Upewnij się, że administrator listy płac posiada wszystkie niezbędne informacje i dane do prawidłowej obsługi procesu płacowego.

Oto kilka zaleceń:

Ponadto upewnij się, że ograniczyłeś ręczne procesy płacowe do minimum.

Czy jest sens poświęcać czas zespołu HR na ręczne wprowadzanie danych, obliczanie wynagrodzeń w arkuszach kalkulacyjnych Excel, poprawianie błędów na liście płac i radzenie sobie z dużą rotacją pracowników? Czy dobrym pomysłem jest rezygnacja z korzyści płynących z innowacyjnych technologii XXI wieku? Czy Twoja firma może sobie pozwolić na (więcej) problemów z listą płac? Prawdopodobnie znasz odpowiedzi na te pytania.

Anna Jagiełło, ekspert ds. produktów cyfrowych

Odpowiednie oprogramowanie kadrowo-płacowe pomoże Ci:

3. Szybkie rozwiązywanie problemów z listą płac

W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów/błędów na liście płac, należy je natychmiast rozwiązać. W razie potrzeby zgłoś je odpowiednim podmiotom. Popraw błędy niezwłocznie, aby zminimalizować niezadowolenie pracowników i uniknąć kar.

W przypadku drobnych błędów na liście płac można zazwyczaj wykonać jedną z następujących czynności:

Aby zapobiec błędom na liście płac:

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu płacowemu, zespoły płacowe mogą zidentyfikować problemy, które mogą negatywnie wpłynąć na zakończenie cyklu płacowego. W ten sposób mogą je rozwiązać przed uruchomieniem listy płac.

Oprogramowanie płacowe pomaga

4. Rozwiązywanie problemów z listą płac przed jej uruchomieniem

Organizacje o niskiej wydajności mogą potrzebować około 5-10 dni na usunięcie błędu na liście płac (APQC). Ale po co poświęcać swój cenny czas na rozwiązywanie błędów płacowych, zamiast zapobiegać ich powstawaniu?

Jeśli masz dostęp do oprogramowania płacowego, uruchom kilka kluczowych raportów przed przetworzeniem listy płac. Pomoże to wychwycić i zapobiec błędom.

Rozważ uruchomienie następujących raportów:

Dodatkowo, aby zapobiec błędom w listach płac:

Staraj się wykrywać błędy na liście płac, zanim się pojawią. Używanie do tego wyłącznie ludzkich oczu może być zbyt ryzykowne.

5. Wykorzystaj automatyzację i sztuczną inteligencję do lepszego gromadzenia danych i podejmowania decyzji

Kadry i płace potrzebują lepszych danych do podejmowania lepszych decyzji. Niestety, działy HR pozostają pod tym względem w tyle.

Według badania przeprowadzonego przez Capita Resourcing:

Na szczęście sztuczna inteligencja i automatyzacja mogą pomóc w walce z dużą luką w danych w HR, począwszy od etapu wdrażania.

Sztuczna inteligencja może pomóc specjalistom HR analizować kluczowe dane i identyfikować trendy, a także punkty bólu. W ten sposób można proaktywnie rozwiązywać problemy. Na przykład, wysoki wskaźnik rezygnacji wśród pracowników z określonych działów lub kategorii płacowych może wskazać obszary, które wymagają szczególnej uwagi.

Istnieje silne powiązanie między działami płac i kadr. Wspólnie mogą uzyskać doskonałe zbiorowe zrozumienie swoich pracowników i tego, co sprawia, że chcą pozostać lub odejść (niezależnie od tego, czy jest to związane z wynagrodzeniem, czy nie).

Działy kadr i płac mogą podejmować skoordynowane działania w celu zwiększenia zadowolenia i utrzymania pracowników.

Wreszcie, wielu pracodawców rozumie korzyści płynące ze sztucznej inteligencji i automatyzacji w HR. Często jednak nie wiedzą, które oprogramowanie wybrać lub jak je wdrożyć. Znalezienieodpowiedniego partnera płacowego wymaga trochę pracy i należytej staranności. Jest to jednak warte wysiłku: pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, pieniędzy i kłopotów w dłuższej perspektywie.

Korzystaj z elastycznych rozwiązań płacowych

Dzisiejsze złożone sprawy płacowe wymagają elastycznych systemów i technologii zdolnych do obsługi wielu zmiennych i przetwarzania szybko zmieniających się danych płacowych.

W dzisiejszych czasach elastyczność ma kluczowe znaczenie. Jest to główny czynnik, który może powstrzymać pracowników przed odejściem od pracodawcy. Dlatego też wielu pracodawców wymienia elastyczne miejsca pracy jako swoją główną strategię utrzymania pracowników. Zaczęli eksperymentować z różnymi rozwiązaniami, aby zaradzić niedoborom siły roboczej.

Na przykład, aby zwiększyć atrakcyjność miejsc pracy, niektórzy sprzedawcy detaliczni zaoferowali pracownikom codzienne, a nie cotygodniowe wynagrodzenie. Aby zapewnić takie elastyczne wynagrodzenie, niezbędny jest elastyczny system płac.

Wielu pracowników chce otrzymywać wynagrodzenie na żądanie. Płacenie pracownikom raz w miesiącu jest przestarzałe i może negatywnie wpłynąć na ich utrzymanie.

Dlatego też, aby lepiej przyciągać i zatrzymywać talenty, a także utrzymywać koszty biznesowe na niskim poziomie, firmy potrzebują nowoczesnego i elastycznego systemu płac.

Co więcej, elastyczność jest wymagana , gdy firmy rozwijają się globalnie i zatrudniają pracowników zdalnych. Śledzenie najnowszych przepisów dotyczących zatrudnienia, podatków i zmian polityki w różnych krajach jest niezbędne. W przeciwnym razie niezgodność lub nieprawidłowe zgłoszenie może skutkować grzywnami i karami.

Dlatego potrzebny jest inteligentny i elastyczny system, który zapewni zgodność z przepisami w niestandardowych sytuacjach i przez cały czas.

Taki system pomoże również uniknąć wysyłania wiadomości do dostawcy usług kadrowo-płacowych, aby upewnić się, że ma on aktualne i prawidłowe dane płacowe. Unikaj tego nieefektywnego procesu dzięki narzędziu, które może natychmiast wykryć nieprawidłowe dane.

Dzień wypłaty i jego wpływ na rentowność firmy

Dzień wypłaty jest bezpośrednio związany z rentownością i sukcesem firmy. Na przykład, wielu pracowników zacznie szukać innej pracy po wystąpieniu zaledwie 2 błędów na liście płac. Niestety, zastąpienie każdego odchodzącego pracownika jest kosztowne.

Dlatego też musisz płacić swoim pracownikom prawidłowo i na czas, za każdym razem. Musisz zarządzać swoją listą płac w sposób płynny, inteligentny i sprawiedliwy.

Dzień wypłaty to znacznie więcej niż zadania finansowe i przelewy bankowe. Dni wypłaty:

Błędy płacowe kosztują firmy pieniądze i czas oraz prowadzą do niezadowolenia pracowników. W twoim interesie jest, aby twoi pracownicy byli zadowoleni z tego, co otrzymują i jak są wynagradzani.

Wielka Rezygnacja i utrzymanie pracowników

Wielka Rezygnacja to skrót myślowy odnoszący się do historycznego wskaźnika odejść na rynku pracy w wyniku pandemii koronawirusa. Mimo że żyjemy w okresie spowolnienia gospodarczego i wysokiej inflacji, pracownicy nadal odchodzą z pracy.

Pandemia zmieniła priorytety wielu pracowników. Dziś pracownicy cenią sobie

Wynagrodzenie wciąż jest na szczycie. Jednak jak nigdy dotąd, pracownicy cenią sobie równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, elastyczne harmonogramy, potencjał awansu i możliwość pracy zdalnej.

Co więcej, według szacunków Gallupa, brak zaangażowania wśród pracowników kosztuje amerykańskie firmy około 500 miliardów dolarów rocznie.

Dlatego upewnij się, że Twoi pracownicy są

Wreszcie, unikaj marnowania czasu na ręczną, powtarzalną pracę i procesy, które mogą wykonywać narzędzia. Dlatego też lista płac odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu pracowników jako obszar, w którym można zautomatyzować niepotrzebną pracę. Odpowiedni dostawca usług kadrowo-płacowych pomoże ci to osiągnąć.

Zautomatyzowane usługi płacowe

Wielu właścicieli firm nadal używa arkuszy kalkulacyjnych do ręcznego zarządzania listą płac. Istnieje jednak alternatywa dla tej przestarzałej i nieefektywnej praktyki.

Utworzenie głównego pliku listy płac w celu automatyzacji pomoże ci:

Znajdź czas na rzeczy, które się liczą. Zastanów się, w jaki sposób możesz zautomatyzować powtarzalne zadania i zapobiec błędom płacowym, abyś mógł być obecny dla swoich pracowników, gdy tego potrzebują.

Symmetrical oferuje łatwe, zautomatyzowane usługi płacowe przy wsparciu dedykowanego zespołu ekspertów ds. płac:

Unikanie błędów na liście płac: podsumowanie

Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby uniknąć błędów w listach płac, a najlepiej im zapobiec. Automatyzacja może być najbezpieczniejszym rozwiązaniem w dzisiejszym złożonym świecie płac.

Zautomatyzowane usługi płacowe pomogą ci

O Symmetrical.ai

Zbudujemy dla Was‍ proste i skuteczne procesy HR, kadrowe, płacowe.

Symmetrical to najnowocześniejsze biuro kadrowo-płacowe w Polsce. Poznaj zaangażowaną obsługę, automatyczne procesy i błyskawiczne raporty HR.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.