Kadry i płace
2024-06-29

Dlaczego Powinieneś Zautomatyzować Swoją Listę Płac? [Porady Eksperta]

Efektywne zarządzanie płacami jest kluczowe dla każdej organizacji, zwłaszcza w obliczu obecnych trudnych warunków ekonomicznych, takich jak recesja, rosnąca inflacja i niedobór pracowników. Przestarzałe systemy płacowe mogą prowadzić do błędów, opóźnień i utraty zaufania, co utrudnia znalezienie i zatrzymanie wykwalifikowanych pracowników. Automatyczne systemy płacowe oferują szereg korzyści, w tym redukcję błędów, terminowe płatności i przejrzyste paski płacowe.

W dzisiejszym wpisie Anna Jagieło, ekspert ds. produktów cyfrowych, podzieli się swoimi spostrzeżeniami na temat automatyzacji płac.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się:

Dlaczego Powinieneś Zautomatyzować Swoją Listę Płac? Q&A z Anną Jagieło

#1. Dlaczego zbudowanie wydajnego systemu płac jest wyzwaniem dla tak wielu firm?

Anna: W idealnym świecie pracownicy HR spędzaliby większość swojego czasu na budowaniu kultury firmy i opracowywaniu rozwiązań, które poprawiają satysfakcję pracowników i doświadczenie kandydatów.

To wszystko poprawiałoby wizerunek Twojej firmy i znacznie ułatwiałoby pozyskiwanie i zatrudnianie najbardziej utalentowanych pracowników.

Niestety, rzeczywistość jest daleka od ideału. Prawda jest taka, że większość przedsiębiorstw boryka się z problemami związanymi z HR i finansami.

Pomyśl teraz o swojej organizacji. Czy Twój dział HR marnuje (zbyt) dużo czasu na powtarzalne zadania administracyjne? Czy co miesiąc musi poprawiać mnóstwo błędów i ponosić ich konsekwencje?

Prawdopodobnie wiesz, o czym mówię.

Nawet jeśli zlecasz obsługę płac firmom zewnętrznym, nadal musisz poświęcać mnóstwo czasu i energii na gromadzenie i przygotowywanie wszystkich niezbędnych danych płacowych.

Nie jest to więc wcale łatwe, zwłaszcza ze względu na ciągłe zmiany na liście płac. Należy wziąć pod uwagę rotację pracowników, zmianę stawek płac, obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny, premie i raportowanie.

Musisz także być na bieżąco z umowami (tymi nowymi, do poprawy lub do rozwiązania), a także dokumentacją pracowniczą i zmieniającymi się danymi. Oczywiście wszystkie te informacje powinny być odpowiednio sformatowane i regularnie aktualizowane.

…A do tego zawsze dochodzą brakujące dane!

To może być jeszcze bardziej skomplikowane; wyobraź sobie, że dzień wypłaty wypada w święto, weekend lub gdy kluczowi pracownicy są nieobecni. Opóźnienia (i kłopoty) są niemal pewne.

Wszystko to, co opisałam, ma miejsce praktycznie każdego miesiąca. To jak nigdy niekończąca się historia.

#2. Jakie są konsekwencje nieskutecznego systemu płac?

Anna: Jeśli cały system płacowy i wszystkie małe działy odpowiedzialne za zarządzanie płacami nie działają prawidłowo, możesz spodziewać się większej liczby problemów.

Na przykład, jeśli pracownicy nie rozumieją skomplikowanych pasków wypłat, to będą zadawać wiele pytań dotyczących wynagrodzeń. Spowoduje to dodatkowe obciążenie zespołu HR, który będzie musiał tracić czas na sprawdzanie poszczególnych przypadków, odpowiadanie na pytania pracowników i poprawianie potencjalnych błędów.

W efekcie będą mieli jeszcze mniej czasu i energii na zarządzanie bieżącymi projektami. Prawdopodobnie spowoduje to dalsze opóźnienia i błędy. A to z kolei negatywnie wpłynie na zaufanie pracowników w miejscu pracy. Ponadto mogą oni stracić zaufanie do sposobu, w jaki ich działy HR pracują i zarządzają płacami.

W końcu firmy prawdopodobnie stracą swoich cennych pracowników. To oczywiście jeszcze bardziej skomplikuje sytuację. W końcu konieczna będzie rekrutacja nowych członków zespołu, przygotowanie nowych dokumentów i przetworzenie dodatkowych danych – czyli jeszcze więcej zachodu.

Bez wątpienia, to wszystko znacznie ograniczy czas, który można byłoby poświęcić na rozwój kadry i budowanie relacji z pracownikami. To błędne koło jasno pokazuje, jak ważny jest efektywny system płacowy zarówno dla poszczególnych pracowników, jak i całej firmy.

#3. Jakie są korzyści z zautomatyzowanej listy płac dla dużych firm?

Anna: Wyobraźmy sobie teraz firmę z efektywnym i wydajnym systemem płac, który automatycznie pobiera dane pracowników. Dodatkowo to oprogramowanie płacowe prawidłowo oblicza wynagrodzenia i generuje w pełni przejrzyste i łatwe do zrozumienia odcinki wypłat.

W rezultacie pracownicy nie muszą kwestionować swoich wynagrodzeń, a członkowie zespołu HR mogą skupić się na budowaniu pozytywnych relacji w pracy. Co więcej, pracownicy otrzymują wynagrodzenie na czas lub nawet wcześniej niż oczekiwano.

Efekt końcowy? Twoja firma może być rekomendowana jako jeden z najlepszych pracodawców. Z pewnością znacznie łatwiej będzie Ci przyciągnąć największe talenty. Brzmi całkiem nieźle, prawda?

Tak więc automatyzacja listy płac:

W rezultacie dział HR może skoncentrować się na tym, co jest naprawdę ważne – na pracownikach i budowaniu wizerunku firmy.

#4. Wiele firm uważa, że wdrożenie nowego systemu płacowego jest skomplikowane. Czy rzeczywiście tak jest?

Anna: Nawet jeśli nie zdecydowałeś się na nowego dostawcę oprogramowania płacowego i/lub obawiasz się wdrożenia nowego rozwiązania, zastanów się nad tym dwa razy:

Odpowiedzi na te pytania są Tobie zapewne znane.

W Symmetrical oferujemy najnowocześniejszą zautomatyzowaną platformę płacową, która została zaprojektowana z myślą o uproszczeniu procesu migracji danych i wdrażania systemu płacowego. Nasze rozwiązanie zapewnia płynne i bezproblemowe przejście na nową platformę bez nakładania dodatkowych obciążeń na pracowników. Od momentu migracji danych do pełnego wdrożenia, platforma Symmetrical ułatwia sprawną i prostą integrację.

“Ale przecież mój obecny system płacowy nie ma wad” – zauważ, że zawsze warto zasięgnąć opinii eksperta. Niezależnie od tego, czy Twoje procesy są już zoptymalizowane, czy też myślisz nad ich udoskonaleniem, Symmetrical oferuje bezpłatne i niewiążące konsultacje z naszymi ekspertami ds. płac.

Nie czekaj dłużej i zasięgnij opinii eksperta już teraz!

O Symmetrical.ai

Zbudujemy dla Was‍ proste i skuteczne procesy HR, kadrowe, płacowe.

Symmetrical to najnowocześniejsze biuro kadrowo-płacowe w Polsce. Poznaj zaangażowaną obsługę, automatyczne procesy i błyskawiczne raporty HR.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.