W tym artykule:

Czy warto przechodzić z Excela lub starszych narzędzi na nowe, niesprawdzone oprogramowanie? Czy zautomatyzowane rozwiązanie kadrowo-płacowe naprawdę może pomóc zaoszczędzić pieniądze, przynosząc jednocześnie korzyści pracownikom?

Spoiler alert: Tak, zautomatyzowana lista płac może zaoszczędzić czas i pieniądze, jeśli zostanie prawidłowo wdrożona!

Z tego artykułu dowiesz się:

Czym jest i jak działa automatyzacja działu HR i płac?
Czy warto zautomatyzować listę płac?
Czy zautomatyzowane rozwiązanie płacowe jest odpowiednie dla Twojej organizacji?
Od czego zacząć?

‍

Czym jest i jak działa automatyzacja działu HR i płac?

Lista płac obejmuje szereg mniejszych i większych zadań, od obliczania wartości świadczeń po realizację wypłat. Specjaliści ds. kadr stają przed cyklicznymi wyzwaniami, takimi jak sezon podatkowy, czy też bieżącymi zadaniami, takimi jak masowe wdrażanie pracowników w okresach hybrydyzacji pracy.

Automatyzacja płac usprawnia te procesy, uwalniając od powtarzalnych zadań.

Procesy płacowe, które są powszechnie zautomatyzowane obejmują:

Obliczenia i przetwarzanie listy płac
Potrącenia i zaliczki na wynagrodzenia
Kontrolowanie zgodności z przepisami
Obliczanie nadgodzin, premii itp.
Sporządzanie i składanie raportów

Automatyzacja płac to więcej niż tylko ulepszanie funkcji programu Excel lub łączenie arkuszy kalkulacyjnych. Automatyzacja polega na przekształceniu całego procesu płacowego i kadrowego, dzięki czemu Ty i Twoi pracownicy spędzacie mniej czasu na przeszukiwaniu wielu dokumentów i oprogramowania podczas zarządzania płatnościami.

58% amerykańskich firm wdrożyło już rozwiązania bazujące na chmurze w zakresie księgowości i finansów, a 21% planuje pójść za ich przykładem.

‍

Czy warto zautomatyzować listę płac?

W przeszłości automatyzacja listy płac oznaczała związanie się z liderem w branży, co pociągało za sobą duże początkowe inwestycje i rozległe okresy szkoleniowe.

Obecnie konkurencja wprowadziła nową generację dostawców oferujących oparte na chmurze rozwiązania kadrowo-płacowe, które są bardziej intuicyjne, dostosowane do rynku i wyposażone w wersje demo, które przyspieszają zwrot z inwestycji.

Ale czy warto zmieniać obecne procesy?

Automatyzacja ma na celu oszczędność czasu i pieniędzy, a skuteczna automatyzacja płac może rzeczywiście osiągnąć te cele.

‍

Czy zautomatyzowane rozwiązanie płacowe jest odpowiednie dla Twojej organizacji?

Rozważ automatyzację listy płac, jeśli dotyczy Cię którakolwiek z poniższych sytuacji:

Jesteś małym lub średnim przedsiębiorstwem zatrudniającym ponad 150 pracowników;
Masz zmienną siłę roboczą i często masz do czynienia z masowymi zwolnieniami i gwałtownymi wzrostami zatrudnienia;
Twoje kierownictwo dąży do optymalizacji procesów i redukcji kosztów;
Prowadzisz działalność międzynarodową lub planujesz ekspansję do nowych państw;
Stosujesz zróżnicowane modele wynagrodzeń zarówno dla pracowników, jak i wykonawców;
Korzystasz z usług partnerów rekrutacyjnych i prowadzisz rekrutację zarówno bezpośrednio, jak i za pośrednictwem zewnętrznych agencji;
Dążysz do zwiększenia satysfakcji pracowników poprzez zmniejszenie liczby błędów na listach płac i usprawnienie usług płatniczych.

Powyżej przedstawiliśmy odpowiednie okoliczności do wdrożenia automatyzacji listy płac. Ale jakie są realne korzyści dla Twojej firmy?

1. Zautomatyzowana lista płac zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego

Ludzie są podatni na błędy, zwłaszcza w przypadku powtarzalnych zadań związanych z finansami. Jednak zautomatyzowane systemy minimalizują te błędy, działając dokładnie i nieustannie.

2. Zautomatyzowana lista płac oszczędza Twój czas

Automatyzacja doskonale sprawdza się w ograniczaniu powtarzalnych zadań związanych z zarządzaniem płacami. Dzięki temu księgowi mają więcej czasu na skupienie się na kwestiach strategicznych, a nie na przyziemnym wprowadzaniu danych.

3. Zautomatyzowana lista płac zapobiega nadmiernemu rozrastaniu się działu

Dzięki automatyzacji rutynowych zadań, działy kadr i płac mogą skupić się na zatrudnianiu i szkoleniu talentów, które bezpośrednio przyczyniają się do realizacji celów firmy.

4. Zautomatyzowana lista płac może być skalowana wraz z rozwojem firmy

Chociaż Excel pozostaje niezmiennie popularnym narzędziem, nie skaluje się on najlepiej w przypadku rozwijających się firm, często stając się wąskim gardłem. Oprogramowanie płacowe z intuicyjnymi pulpitami nawigacyjnymi bezpośrednio rozwiązuje ten problem, umożliwiając lepszą łączność danych i dostęp dla konkretnych użytkowników.

5. Zautomatyzowana lista płac zmniejsza ryzyko niezgodności z przepisami

Nadążanie za przepisami bywa zniechęcające. Dzięki automatyzacji można przeprowadzać szczegółowe kontrole zgodności z przepisami i aktualizować dokumentację, chroniąc w ten sposób finanse i reputację firmy.

‍

Od czego zacząć?

Rozpoczęcie automatyzacji listy płac jest proste jeśli składa się z następujących kroków:

Określenie swoich potrzeb i pożądanych funkcjonalności;
Zapoznanie się z opcjami i wyszukanie dostawców, którzy spełniają Twoje wymagania;
Zapoznanie się z oprogramowaniem w wersji demo;
Przedstawienie wniosków osobom pełniącym funkcje decyzyjne.

Wybierając dostawcę oprogramowania płacowego, upewnij się, że oferuje on:

Dogłębną znajomość potrzeb w zakresie zgodności z przepisami;
Historię potwierdzającą zadowolenie klientów;
Możliwość integracji z innym oprogramowaniem;
Przejrzyste ceny;
Rzetelne wsparcie.

‍

Wnioski? Najwyższy czas na automatyzację Twoich listy płac!

Przejście od ręcznych do zautomatyzowanych procesów płacowych nabiera tempa. W obecnej chwili rynek oferuje wiele zaawansowanych rozwiązań, które zapewniają płynne adaptowanie platform automatyzujących procesy kadrowo-płacowe. Te nowoczesne systemy nie tylko spełniają indywidualne potrzeby organizacji, ale również elastycznie dostosowują się do dynamicznego rozwoju Twojej firmy.

‍